Folio โรงแรมคืออะไร? ความหมาย ประเภท และตัวอย่าง

เมื่อคุณจองห้องพักหรือเตรียมเอกสารเบิกค่าเดินทางราชการ คำที่คุณอาจเจอบ่อยคือ “Folio โรงแรม” แต่หลายคนสับสนกับคำว่า portfolio ซึ่งในธุรกิจโรงแรมหมายถึงชุดของโรงแรมที่อยู่ในเครือเดียวกัน ไม่ใช่เอกสารการเงินของคุณ บทความนี้อธิบายความหมายของ Folio โรงแรมอย่างละเอียด ประเภท โครงสร้างเอกสาร และวิธีนำไปใช้เบิกจ่าย พร้อมตัวอย่างที่อ้างอิงจากแหล่งข้อมูลโรงแรมไทยและสากล

Last checked: 2026-07-14

ความหมายของโฟลิโอ: สมุดบัญชีของแขก/กลุ่ม/หน่วยงาน ที่รวบรวมรายการค่าบริการทั้งหมด (ห้อง, F&B, สปา, มินิบาร์, ภาษี) และการรับชำระตั้งแตเช็กอินถึงเช็กเอาต์ · ความแตกต่างจากใบเสร็จ: ใบเสร็จรับเงินแสดงการรับเงินเมื่อชำระเสร็จ ส่วน Folio เป็นใบแจ้งรายการละเอียดเพื่อใช้เบิกจ่ายราชการ · ตัวอย่างเอกสารที่พบ: มีตัวอย่างไฟล์ .docx จาก management.cmru.ac.th แสดงหัวกระดาษ Folio พร้อมช่องรายชื่อผู้เข้าพักและวันที่ · การนำไปใช้ในธุรกิจ: Folio เป็นฐานข้อมูลเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยให้โรงแรมเข้าใจลูกค้าและสร้างบริการใหม่ๆ (อ้างอิงจาก a-lisa.net)

โฟลิโอโรงแรม (Folio) คืออะไร? มีกี่ประเภท?

Folio โรงแรม หรือ Guest Folio คือเอกสารหรือหน้าบัญชีในระบบ PMS (Property Management System) ที่บันทึกรายการค่าใช้จ่ายและการรับชำระทั้งหมดของแขก กลุ่ม หรือบริษัท ระหว่างการเข้าพัก ตั้งแต่เช็กอินจนถึงเช็กเอาต์ (Soraso PMS Blog) โดยรวมค่าห้องพัก F&B มินิบาร์ สปา ค่าธรรมเนียม และภาษี

นิยามของ Folio โรงแรม

Roomyy ซึ่งเป็นผู้พัฒนาซอฟต์แวร์โรงแรม ให้คำจำกัดความที่อ้างอิงแนวทางกึ่งกฎหมายไทยว่า “ใบแจ้งรายการของแขกที่พักอยู่ในโรงแรม (Folio) หมายความว่า ใบแสดงรายการและจำนวนเงินค่าใช้จ่ายที่ผู้เช่าห้องพักในโรงแรม ได้ใช้บริการของโรงแรมตลอดระยะเวลาที่เช่าห้องพัก ตามลำดับรายการและวันที่ใช้บริการ” (Roomyy) นิยามนี้สอดคล้องกับคำอธิบายของ Mews ซึ่งเป็นระบบ PMS ชั้นนำระดับโลก ที่ระบุว่า hotel folio คือเอกสารหลักที่ติดตามธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดแบบ real-time (Mews)

“โฟลิโอ (Folio) คือ สมุดบัญชีของแขก/กลุ่ม/หน่วยงาน ที่รวมโพสต์ทุกรายการ…และการรับชำระไว้ในที่เดียว ตั้งแต่เช็กอินจนถึงหลังเช็กเอาต์”
— Soraso PMS Blog

ประเภทของ Folio: แขกเดี่ยว, กลุ่ม, หน่วยงาน/บริษัท, ไม่ใช่แขก

ในระบบปฏิบัติการโรงแรม Folio แบ่งออกเป็นหลายประเภทตามลักษณะผู้ใช้ (Soraso PMS Blog) ได้แก่:

• Guest Folio: สำหรับแขกเดี่ยวหรือหนึ่งห้อง ใช้บันทึกค่าใช้จ่ายส่วนตัว
• Master Folio: สำหรับกรุ๊ปหรือบริษัท รวบรวมยอดของหลายห้องเพื่อออกใบแจ้งหนี้รวม
• Folio แยกจ่าย (Split Billing): เปิดหลาย Folio ต่อหนึ่งห้องเพื่อแยกผู้ชำระ เช่น ค่าห้องจ่ายโดยบริษัท ค่าอาหารจ่ายโดยแขก
• Folio ไม่ใช่แขก (Non-Guest Folio): สำหรับรายการที่ไม่ได้ผูกกับแขกโดยตรง เช่น ค่าใช้จ่ายของแผนกต่างๆ ในโรงแรม

ความแตกต่างระหว่าง Folio กับใบเสร็จรับเงิน

PrintableReceipts อธิบายความแตกต่างได้อย่างชัดเจน: “Folio คือบัญชีรายการเคลื่อนไหว (running ledger) ของทุกค่าใช้จ่ายในห้อง ซึ่งเปิดเมื่อแขกเช็กอินและปิดเมื่อเช็กเอาต์ เมื่อปิดและรับชำระเงินแล้ว มุมมองเดียวกันนี้จะเรียกว่า receipt” (PrintableReceipts) สถาบัน TPA (สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี ไทย–ญี่ปุ่น) เสริมว่า Folio แตกต่างจากใบเสร็จรับเงินที่เป็นเอกสารปิดบัญชีอย่างเป็นทางการ (TPA)

ตัวอย่างเอกสาร FOLIO มีอะไรบ้าง?

ผู้ใช้ไทยจำนวนมากค้นหาตัวอย่างเอกสาร Folio เพื่อใช้เป็นแม่แบบในการเบิกจ่ายหรือทำความเข้าใจโครงสร้างเอกสาร ตัวอย่างที่พบได้จริงรวมถึงไฟล์ .docx จากเว็บไซต์การศึกษา และฟอร์ม Excel ที่ปรับแต่งได้

ตัวอย่างไฟล์ Folio จาก management.cmru.ac.th

พบตัวอย่างไฟล์ .docx จาก management.cmru.ac.th ซึ่งแสดงหัวกระดาษ Folio พร้อมช่องรายชื่อผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก และจำนวนเงิน เอกสารนี้เป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรการจัดการโรงแรมของมหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่

รูปแบบหลักฐานการเบิกค่าที่พักกรณีจ่ายจริง

ตามข้อกำหนดการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางราชการ Folio ต้องมีชื่อผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก และรายการค่าใช้จ่าย โดยใบเสร็จรับเงินจะใช้ประกอบกับ Folio เพื่อเป็นหลักฐานการจ่ายเงิน ตัวอย่างที่พบบ่อยใน Pantip และ Facebook ระบุว่า Folio รูปแบบ Excel ได้รับความนิยมเพราะสามารถกรอกข้อมูลและปรับแต่งได้สะดวก

Folio โรงแรม Excel และ DOC

Little Hotelier (PMS สำหรับโรงแรมขนาดเล็ก) นิยามโฟลิโอว่าเป็น “ใบเรียกเก็บค่าใช้จ่ายและการชำระเงินที่เกิดขึ้นหรือก่อขึ้นโดยผู้เข้าพัก หรือลูกค้าที่เป็นกลุ่มบริษัท หรือลูกค้าในองค์กร” (Little Hotelier Help Centre) ซึ่งไฟล์ Excel ที่กำลังเป็นที่ต้องการน่าจะมีคอลัมน์แสดงรายการบริการ ราคา ภาษี และส่วนลดในลักษณะเดียวกับฟังก์ชันของระบบ PMS

ขั้นตอนการขอและใช้ Folio สำหรับการเบิกจ่ายราชการ

การขอ Folio เพื่อใช้เป็นหลักฐานเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางราชการมีขั้นตอนที่ควรทราบล่วงหน้า เพื่อให้เอกสารครบถ้วนและผ่านการตรวจสอบของหน่วยงาน

การขอ Folio จากโรงแรมเมื่อเช็กเอาต์

เมื่อเช็กเอาต์ ให้แจ้งพนักงาน Front Desk ว่าต้องการ “Guest Folio” หรือ “ใบแจ้งรายการ” เพื่อใช้เบิกค่าใช้จ่าย พนักงานจะพิมพ์ออกจากระบบ PMS โดยตรง Ace Hotel System Manual ระบุว่าระบบ PMS จะสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติหลังจากมีการจอง (Ace Hotel System Manual)

การตรวจสอบข้อมูลใน Folio

ก่อนยื่นเอกสาร ควรตรวจสอบว่าข้อมูลต่อไปนี้ถูกต้อง:

• ชื่อผู้เข้าพักตรงกับบัตรประจำตัว
• วันที่เข้าพักตรงกับใบสำคัญเดินทาง
• รายการค่าใช้จ่ายแยกตามประเภท (ค่าห้อง ค่าอาหาร ค่าบริการอื่นๆ)
• ยอดรวมและภาษีแสดงอย่างชัดเจน

Soraso PMS Blog เน้นว่า Folio ควรแสดงยอด balance แบบ real-time ตลอดการเข้าพัก เพื่อให้ Front Office และ Accounting ตรวจสอบยอดก่อนเช็กเอาต์ได้ถูกต้อง (Soraso PMS Blog)

การยื่น Folio เป็นหลักฐานเบิกจ่าย

สำหรับการเบิกค่าใช้จ่ายราชการ Folio มักใช้ประกอบกับใบเสร็จรับเงิน เนื่องจากใบเสร็จเป็นหลักฐานการรับเงินอย่างเป็นทางการ ขณะที่ Folio แสดงรายละเอียดค่าใช้จ่าย ข้อควรระวังคือ Folio บางรูปแบบอาจไม่มีการลงนามหรือตราประทับของโรงแรม — ควรสอบถามหน่วยงานต้นสังกัดว่ายอมรับ Folio ที่ไม่มีตราประทับหรือไม่

“A folio is the running ledger of every charge on your room during your stay. It opens when you check in and closes when you check out.”
— PrintableReceipts

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโฟลิโอโรงแรม